Denne politik beskriver, hvordan vi på Den Frie Fakkel indsamler og behandler oplysninger, når du kommunikerer med os eller har dit barn gående på skolen.
1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
Telefon: 29 93 30 71 (Skolens telefon er åben man-tors: 9:00-13:00)
E-mail: info@denfriefakkel.dk
Adresse: Den Frie Fakkel, Prinsessegade 15, 1422 København K.
CVR: 39425823
2. Formålene med og retsgrundlaget for behandling af personoplysninger
Vi behandler dine oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtigelser som skole, der følger af friskoleloven og dertil hørende regler. Eksempelvis indhenter vi elev- og forældreoplysninger i forbindelse med en elevs optagelse på skolen for at kunne søge statstilskud.
3. Kategori af personoplysninger
Vi behandler overordnet alene almindelige oplysninger som fx navn, adresse, cpr (kun elever) mv., men i nogle tilfælde behandler vi også særlig kategori af personoplysninger (dvs. følsomme oplysninger) som fx helbreds-, trivsels- og udviklingsmæssige oplysninger om barnet. Til visse typer af personoplysninger indhenter vi som skole konkret samtykke (f.eks. brug af fotos), i andre tilfælde, hvor vi som skole er pålagt at afgive oplysninger i kraft af regler og lovgivning, som vi er underlagt for at kunne drive skole, skal vi ikke gøre det. Det er muligt at komme på venteliste til en plads i skolen. I så fald modtager vi oplysninger om barnets navn, adresse, fødselsdag og år samt forældrenes navn, adresse, telefonnummer og mail. Når du besøger hjemmesiden www.denfriefakkel.dk, indsamler vi automatisk oplysninger om din brug af siden ved hjælp af Google Analytics. Formålet er at optimere brugeroplevelsen og hjemmesidens funktioner.
4. Modtagere eller kategori af modtagere
Som udgangspunkt er det alene skolen, der modtager og anvender de personoplysninger, vi har om en elev eller forældre. Skolen har retningslinjer for, hvornår en medarbejder har adgang til personoplysninger om elever og forældre. Som princip har en medarbejder altid adgang til de oplysninger, der gør, at denne kan udføre jobbet under hensyn til de forskellige forventninger, der knytter sig til det. Det vil f.eks. sige, at lærere/pædagoger har adgang til de fleste oplysninger om et barn. Det som udgangspunkt alene skolens leder og skolens sekretær, som har adgang til alle oplysninger, og vi indsamler kun de oplysninger, vi har brug for. Vi videregiver kun de oplysninger til Undervisningsministeriet, revisor og andre offentlige myndigheder, når vi er forpligtet efter reglerne herom. Skolen bruger også eksterne leverandører i forhold til f.eks. elektronisk behandling af data. Ved henvendelse til skolens kontor på ovennævnte tlf.nr/mail kan du få oplyst hvilke.
5. Opbevaring af personoplysninger
Skolen opbevarer personoplysninger i henhold til gældende retningslinjer på området. Overordnet opbevarer vi alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser som skole. Eksempelvis sletter vi som udgangspunkt alle oplysninger om elever og forældre, når eleven forlader skolen og når der ikke længere er brug for oplysningerne. Der kan dog skulle tages visse hensyn til overleveringer, som først finder sted senere.
Vi opbevarer en række personoplysninger om medarbejderne:
- Jobansøgninger (CV, eksamensbeviser, udtalelser o.lign. på de ansatte)
- Almindelige personoplysninger om medarbejdere (f.eks. uddannelse, udtalelser, tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær, sygdomsperioder mm. så længe det er relevant for ansættelsesforholdet og så længe skolen ikke kan mødes med krav o. lign (arbejdsmiljøsag, arbejdsretslige tvister)
- Følsomme personoplysninger, hvis databehandlingen er nødvendig for at overholde skolens arbejdsretslige forpligtelser eller rettigheder, som er fastlagt i anden lovgivning eller kollektiv overenskomst (f.eks. fleksjob). Oplysninger om løn og pension kan opbevares i op til 10 år iht. fratrædelsesregler på det statslige område.
- Straffe- og børneattest, jf. børneattestloven. En indhentet blank attest (uden anmærkninger) slettes. Der føres dateret logbog over, hvilke attester, der er indhentet blanke og efterfølgende slettet.
- Personoplysninger (f.eks. billeder af ansatte) offentliggøres (f.eks. på hjemmesiden) kun med særligt samtykke
- Regnskaber opbevares i 5 år. Personoplysninger i regnskaber slettes efter 5 år medmindre de skal bruges iht. andet formål.
Vi opbevarer en række personoplysninger om elever og forældre:
- Elevoplysninger, både almindelige og følsomme oplysninger, som opbevares så længe elever går på skolen og så længe det er nødvendigt at behandle oplysningerne. Ved elevafgang sker sletning snarest muligt, når det vurderes, at der ikke længe er brug for overlevering. Dokumentation for skolegangen slettes først, når regnskabet er revideret og indberettet til ministeriet. Samtykkeerklæringer med navneoplysninger, som rækker permanent ud over elevafgang, slettes ikke.
- Billeder af elever bruges med samtykke fra forældrene på skolens hjemmeside i det omfang, de kan bidrage til at formidle skolens værdigrundlag, liv og dagligdag. Vi bruger ikke situationsbilleder, hvis vi er vidende om, at bestemte personer ikke ønsker at optræde på billederne.
- Almindelige personoplysninger om forældre opbevares så længe eleven går på skolen. Når en elev forlader skolen sker en sletning snarest muligt medmindre der foreligger samtykke til andet eller et konkret sagligt formål.
- Afsluttende elevudtalelser (og eksamensbeviser, hvis dette bliver aktuelt) opbevares til ”tid og evighed” i.h.t. lovgivning
Vi opbevarer personoplysninger om bestyrelsesmedlemmer:
- Almindelige oplysninger (navne, adresser, cpr nr.) – opbevares så længe forælderen er valgt ind i bestyrelsen. De oplysninger, der kan dokumentere skolens overordnede ledelse og hvem der har truffet hvilke overordnede ledelsesmæssige beslutninger på et givet tidspunkt, slettes dog ikke. Navne slettes således heller aldrig fra bestyrelsesprotokollen.
- Referater fra bestyrelsesmøder opbevares så længe skolen eksisterer. Et beslutningsreferat bør i udgangspunktet ikke indeholde personoplysninger.
6. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan man gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor af pkt. 1. Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af de pågældende personoplysninger på baggrund af et tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
7. Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesregler har en registreret en række rettigheder i forhold til skolens behandling af personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig og en række andre oplysninger.
Ret til berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet.
Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen – må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
8. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
9. Opdatering af vores Privatlivspolitik
Den Frie Fakkel er forpligtiget til at overholde reglerne om databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med lovgivningen. Denne politik kan ændres uden varsel. Den nyeste opdaterede politik vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside.
Denne politik er senest opdateret december 2019.