1. Vi er den dataansvarlige – hvordan kontakter du os?
2. Formålene med og retsgrundlaget for behandling af personoplysninger
3. Kategori af personoplysninger
4. Modtagere eller kategori af modtagere
5. Opbevaring af personoplysninger
Skolen opbevarer personoplysninger i henhold til gældende retningslinjer på området. Overordnet opbevarer vi alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser som skole. Eksempelvis sletter vi som udgangspunkt alle oplysninger om elever og forældre, når eleven forlader skolen og når der ikke længere er brug for oplysningerne. Der kan dog skulle tages visse hensyn til overleveringer, som først finder sted senere.
Vi opbevarer en række personoplysninger om medarbejderne:
- Jobansøgninger (CV, eksamensbeviser, udtalelser o.lign. på de ansatte)
- Almindelige personoplysninger om medarbejdere (f.eks. uddannelse, udtalelser, tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær, sygdomsperioder mm. så længe det er relevant for ansættelsesforholdet og så længe skolen ikke kan mødes med krav o. lign (arbejdsmiljøsag, arbejdsretslige tvister)
- Følsomme personoplysninger, hvis databehandlingen er nødvendig for at overholde skolens arbejdsretslige forpligtelser eller rettigheder, som er fastlagt i anden lovgivning eller kollektiv overenskomst (f.eks. fleksjob). Oplysninger om løn og pension kan opbevares i op til 10 år iht. fratrædelsesregler på det statslige område.
- Straffe- og børneattest, jf. børneattestloven. En indhentet blank attest (uden anmærkninger) slettes. Der føres dateret logbog over, hvilke attester, der er indhentet blanke og efterfølgende slettet.
- Personoplysninger (f.eks. billeder af ansatte) offentliggøres (f.eks. på hjemmesiden) kun med særligt samtykke
- Regnskaber opbevares i 5 år. Personoplysninger i regnskaber slettes efter 5 år medmindre de skal bruges iht. andet formål.
- Elevoplysninger, både almindelige og følsomme oplysninger, som opbevares så længe elever går på skolen og så længe det er nødvendigt at behandle oplysningerne. Ved elevafgang sker sletning snarest muligt, når det vurderes, at der ikke længe er brug for overlevering. Dokumentation for skolegangen slettes først, når regnskabet er revideret og indberettet til ministeriet. Samtykkeerklæringer med navneoplysninger, som rækker permanent ud over elevafgang, slettes ikke.
- Billeder af elever bruges med samtykke fra forældrene på skolens hjemmeside i det omfang, de kan bidrage til at formidle skolens værdigrundlag, liv og dagligdag. Vi bruger ikke situationsbilleder, hvis vi er vidende om, at bestemte personer ikke ønsker at optræde på billederne.
- Almindelige personoplysninger om forældre opbevares så længe eleven går på skolen. Når en elev forlader skolen sker en sletning snarest muligt medmindre der foreligger samtykke til andet eller et konkret sagligt formål.
- Afsluttende elevudtalelser (og eksamensbeviser, hvis dette bliver aktuelt) opbevares til ”tid og evighed” i.h.t. lovgivning
- Almindelige oplysninger (navne, adresser, cpr nr.) – opbevares så længe forælderen er valgt ind i bestyrelsen. De oplysninger, der kan dokumentere skolens overordnede ledelse og hvem der har truffet hvilke overordnede ledelsesmæssige beslutninger på et givet tidspunkt, slettes dog ikke. Navne slettes således heller aldrig fra bestyrelsesprotokollen.
- Referater fra bestyrelsesmøder opbevares så længe skolen eksisterer. Et beslutningsreferat bør i udgangspunktet ikke indeholde personoplysninger.
6. Retten til at trække samtykke tilbage
7. Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesregler har en registreret en række rettigheder i forhold til skolens behandling af personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig og en række andre oplysninger.
8. Klage til Datatilsynet
9. Opdatering af vores Privatlivspolitik
Den Frie Fakkel er forpligtiget til at overholde reglerne om databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med lovgivningen. Denne politik kan ændres uden varsel. Den nyeste opdaterede politik vil altid være tilgængelig på vores hjemmeside.
Denne politik er senest opdateret december 2019.